Nous prenons très au sérieux votre plainte

Je vous remercie de votre lettre du [DATE] au sujet du problème que vous avez eu avec [VOTRE PRODUIT]. Je vous suis reconnaissant de votre sincérité et je dois avouer que nos produits ne sont pas parfaits. Je vous présente donc mes sincères excuses.

Nous prenons très au sérieux votre insatisfaction. En effet, votre lettre a été transmise à la plupart des personnes clés de notre entreprise, y compris au président. Nous sommes en train de travailler pour améliorer nos processus internes et j'espère que vous reviendrez nous voir lorsque nous aurons mis en place une meilleure approche de gestion des problèmes liés à certains de nos produits.

Recevez, monsieur/madame, mes salutations distinguées.

Le Directeur Général

[NOM DU DIRECTEUR GENERAL]