Comment traiter les impôts en Belgique : “Fiche 281.50”

Article M. Préambule

  1. Conformément à l'article 57, 1°, du Code des impôts sur les revenus 1992, les commissions, courtages, ristournes commerciales ou autres, vacations ou honoraires occasionnels ou non, gratifications, rétributions ou avantages de toute nature, payés ou attribués, qui constituent pour les bénéficiaires des revenus professionnels, ne sont (à l'exclusion des rémunérations des conjoints aidants) considérés comme des frais professionnels que s'ils sont justifiés par la production de fiches individuelles et d'un relevé récapitulatif.
  Le présent avis contient les directives applicables pour la commande, l'établissement et la remise de ces documents.
  Ces directives concernent les revenus professionnels payés ou attribués.

MODELES D'IMPRIMES

  2. Le modèle de la fiche individuelle et celui du relevé récapitulatif à utiliser, sont établis en exécution de l'article 30 de l'arrêté royal d'exécution du Code des impôts sur les revenus 1992.
  3. Il s'agit des fiches individuelles 281.50 et du relevé récapitulatif 325.50.
  Le relevé 325.50 comprend, d'une part, une "feuille de titre 325" et, d'autre part, des "feuilles intercalaires 325.50" qui peuvent y être jointes à volonté.
  Les fac-similés des modèles à utiliser font l'objet des annexes I à III au présent avis.
  Les documents eux-mêmes sont toutefois établis en format A4.

SERVICES AUPRES DESQUELS LES DOCUMENTS DOIVENT ETRE RECLAMES

  4. Les fiches et les relevés visés ci-avant doivent être réclamés par leurs utilisateurs au Centre de documentation - Précompte professionnel :
  - soit de 1040 Bruxelles, rue Belliard 45 (tél. : 02-287 13 17 et 02-287 13 18);
  - soit de 7000 Mons, Centre administratif de l'Etat, Chemin de l'Inquiétude (tél. : 065-34 12 10);
  - soit de 9470 Denderleeuw, Kruisstraat 28 (tél. : 053-64 04 00),
  selon qu'ils sont établis dans la région de Bruxelles-Capitale ou en région wallonne ou flamande.
  Remarques
  La fiche individuelle 281.50 et le relevé récapitulatif 325.50 sont également disponibles sur le Portail du Service Public Fédéral Finances (http ://minfin.fgov.be) et sur le site des Administrations Fiscales Fédérales (http ://fiscus.fgov.be).
  Les formulaires peuvent, via ce dernier site, être consultés, téléchargés et imprimés (voir rubrique "formulaires des administrations fiscales").
  Via le portail cité ci-dessus, les fiches 281.50 et la feuille intercalaire du relevé récapitulatif 325.50 peuvent en outre être complétées au moyen de l'ordinateur avant d'être imprimées (voir "FINFORM - formulaires électroniques").

EMPLOI DE MODELES NON OFFICIELS

  5. Lorsqu'il est fait usage de fiches et de relevés récapitulatifs d'un modèle autre que le modèle officiel, les documents utilisés doivent :
  - contenir toutes les indications qui figurent sur les modèles officiels (y compris le numéro de l'imprimé);
  - avoir le même format que le modèle officiel;
  - être établis sur du papier dont le grammage ne peut être inférieur à 60 gr/m2.
  Par ailleurs, les relevés récapitulatifs d'un modèle non officiel doivent comporter des reports au bas de chaque page ou, si lesdits relevés sont constitués d'un listing unique, des sous-totaux par 35 inscriptions au maximum.
  Des exemplaires des modèles officiels peuvent être obtenus auprès des services visés au n° 4.
  L'utilisation de fiches et de relevés récapitulatifs d'un modèle non officiel n'est pas subordonnée à une autorisation préalable de l'Administration.

COMPLETAGE DES DOCUMENTS

  6. Les documents visés au n° 3 doivent être complétés avec exactitude et soin, compte tenu des instructions particulières qui figurent sur ces documents et des précisions fournies ci-après.
  UNITE MONETAIRE
  7. Les documents ne peuvent être remplis qu'en EUR.
  Les montants doivent toujours être mentionnés jusqu'au deuxième chiffre après la virgule, c.-à-d. jusqu'au cent (le montant de 250 EUR doit donc être indiqué comme suit : 250,00).

NUMEROTAGE DES FICHES INDIVIDUELLES

  8. Les fiches individuelles à reprendre sur un même relevé récapitulatif doivent être numérotées de manière ininterrompue; si possible, elles sont d'abord groupées dans l'ordre des numéros postaux des communes du domicile des bénéficiaires et classées ensuite, par numéro postal, dans l'ordre alphabétique des noms desdits bénéficiaires.

IDENTIFICATION DU BENEFICIAIRE

  (fiches et relevés récapitulatifs)
  9. Lors de la transcription de ces renseignements, procéder comme suit :
  - inscrire, en majuscules, le nom (ou la dénomination) et, en minuscules, le prénom du bénéficiaire des revenus;
  - pour les femmes mariées, indiquer en outre, s'il est connu, le nom de l'époux;
  - mentionner le domicile (rue, numéro, numéro postal et commune) du bénéficiaire des revenus au 1er janvier 2004 ou, à tout le moins, la dernière adresse antérieure à cette date, connue par le débiteur des revenus. Le cas échéant mentionner, à la suite du numéro de l'immeuble, le numéro de la boîte aux lettres, précédé de la mention "Bte".
  Pour les bénéficiaires qui ne sont pas domiciliés en Belgique, mentionner l'adresse complète à l'étranger (avec indication de l'Etat étranger).
  Toujours indiquer le numéro de TVA (lorsque le bénéficiaire est un assujetti à la TVA), ainsi que la profession exercée par le bénéficiaire.

PRECISIONS RELATIVES AU CADRE 4 DE LA FICHE INDIVIDUELLE 281.50

  Remarque préalable
  10. D'une manière générale, doit être inscrit dans ce cadre le total (hors TVA) de toutes les commissions, courtages, ristournes, honoraires, rétributions, etc., alloués ou attribués en 2003 à la personne au nom de laquelle la fiche est établie.
  Si les commissions, courtages, honoraires, etc., comptabilisés comme frais professionnels ne coïncident pas avec les commissions, courtages, honoraires, etc., payés au bénéficiaire en 2003, indiquer alors, à la rubrique f, le montant réellement payé au bénéficiaire en 2003 (voir aussi n° 15).
  Commissions, courtages, ristournes commerciales, etc.
  11. Sont notamment à comprendre sous cette rubrique : les commissions, courtages, ristournes, gratifications, etc., qui sont alloués aux personnes physiques et morales (c.-à-d. les commerçants et les sociétés commerciales au sens large du terme) qui sont soumises à la loi du 17 juillet 1975 relative à la comptabilité et aux comptes annuels des entreprises (Moniteur belge du 4 septembre 1975), mais :
  - qui sont dispensées de délivrer une facture (cf. article 53octies, § 1er, alinéa 3, du Code TVA et article 1er, § 2, de l'AR n° 1 du 29 décembre 1992 relatif aux mesures tendant à assurer le paiement de la taxe sur la valeur ajoutée);
  - qui ne sont pas tenues de délivrer une facture (cf. assujettis qui réalisent des livraisons de biens ou des prestations de services exonérées par l'article 44 du Code TVA et pour lesquelles ils n'ont aucun droit à déduction - voir article 1er, § 1er, de l'AR n° 1 précité); sont notamment visés ici les commissions et les courtages payés aux intermédiaires indépendants en matière d'assurance, en matière de change, en matière de placement de valeurs mobilières, etc.;
  - pour lesquelles l'obligation de délivrer une pièce en guise de facture est assumée par le client ou le preneur de services en application de la réglementation TVA (voir article 6 de l'AR n° 1 précité). En effet, dans certaines situations particulières, le client ou le preneur du service est autorisé à délivrer lui-même, à la décharge du fournisseur du bien ou du service, le document constatant l'opération (1), ce système est notamment appliqué dans les relations entre un courtier ou mandataire et son commettant ou mandant ainsi que dans les relations entre les entreprises de blanchissage, de teinturerie, de nettoyage à sec ou de stoppage, avec certains de leurs exploitants de dépôts, etc.
  ( (1) Dans cette éventualité, c'est le client ou le preneur de services qui devra établir les fiches 281.50 et le relevé 325.50. )
  En pratique, le débiteur de la commission, du courtage, etc., doit établir une fiche 281.50 chaque fois qu'il n'a pas reçu et enregistré une facture (2) du bénéficiaire pour les prestations ayant donné lieu au paiement de cette commission, etc.
  ( (2) Ne valent pas factures, les reçus ou autres documents similaires. )
  Honoraires ou vacations
  12. Sont à reprendre sous cette rubrique les vacations, les honoraires ou les rétributions alloués aux titulaires de professions libérales, charges, offices ou occupations lucratives, lesquels ne sont pas soumis à la loi précitée du 17 juillet 1975, mais qui sont :
  - soit assujettis à la TVA (experts fiscaux, géomètres-experts immobiliers, architectes, ingénieurs-conseils, vétérinaires, etc.);
  - soit non assujettis à la TVA en application de l'art. 44 du Code TVA (notaires, avocats, huissiers de justice, médecins, dentistes, personnes exerçant une profession paramédicale, artistes et professionnels du sport engagés dans les liens d'un contrat de louage d'ouvrage ou d'entreprise, etc.).
  En pratique, sont à ranger sous la présente rubrique toutes les rétributions allouées à des personnes qui exercent, même à titre d'appoint, une profession ou une activité visée à l'article 27, alinéa 1er, du Code des impôts sur les revenus 1992 qu'elles aient ou non délivré une facture ou une note d'honoraires.
  Avantages de toute nature
  13. Doivent être mentionnés sous cette rubrique le montant total et la nature de tous les avantages imposables, quelle qu'en soit la nature, octroyés à des travailleurs indépendants par leurs fournisseurs, leurs commettants, etc.
  Sont entre autres visés ici :
  - les voyages touristiques privés ou en groupe que certaines entreprises offrent gratuitement ou à prix très réduit à des détaillants, représentants, etc.;
  - les objets usuels durables que des commerçants reçoivent gratuitement de fournisseurs;
  - les cadeaux en nature que des titulaires de professions libérales reçoivent de tiers qui s'efforcent ainsi de favoriser leurs affaires et de majorer leurs bénéfices.
  Le montant des avantages à indiquer, est toujours égal au prix de revient ou au coût (TVA comprise) réellement supporté par celui qui les attribue, diminué, le cas échéant, de l'intervention pécuniaire du bénéficiaire.
  Frais exposés pour compte du bénéficiaire
  14. Doit être mentionné sous cette rubrique le montant des frais exposés ou effectivement pris en charge pour le compte du bénéficiaire.
  Total
  15. Indiquer ici le total des montants repris sous a à d.
  Si ce montant est différent de celui qui est payé en 2003, indiquer alors à la rubrique f, le montant réellement payé au bénéficiaire en 2003 (le cas échéant, à savoir lorsque aucun paiement n'a eu lieu en 2003, y porter la mention NEANT ).

CAS OU LES FICHES INDIVIDUELLES 281.50 ET LES RELEVES 325.50 NE DOIVENT PAS ETRE ETABLIS

  16. Ne doivent pas faire l'objet de fiches 281.50, ni de relevés récapitulatifs 325.50 :
  1° les sommes payées ou les avantages accordés dont le montant global ou la valeur totale ne dépasse pas annuellement 125,00 EUR par bénéficiaire;
  2° les ristournes commerciales portées directement en déduction sur les factures relatives aux fournitures mêmes auxquelles elles se rapportent, lorsque ces factures sont enregistrées, avec ces déductions, dans les écritures (3);
  ( (3) Les réductions de prix accordées dans le commerce de détail, au moment de la vente, ne constituent pas des ristournes au sens de l'article 57, 1°, du Code des impôts sur les revenus 1992. )
  3° les revenus mentionnés ci-après, qui sont payés ou attribués à des non-résidents et qui doivent faire l'objet de fiches individuelles 281.30 et d'un relevé récapitulatif 325.30 :
  a) les commissions, vacations, allocations, honoraires et toutes autres rétributions de prestations ou services de quelque nature que ce soit, ainsi que les droits d'auteurs, de reproduction et autres droits analogues, qui sont payés ou attribués en Belgique, occasionnellement ou non, dans le cadre de l'activité professionnelle ou de l'objet social, statutaire ou conventionnel du débiteur, à des personnes quelconques, pour lesquelles ces rétributions constituent des revenus visés à l'article 23, § 1er, 2°, du Code des impôts sur les revenus 1992;
  b) les bénéfices résultant des opérations traitées en Belgique par des assureurs étrangers qui y recueillent habituellement des contrats autres que des contrats de réassurance;
  c) les revenus, quelle qu'en soit la qualification, de l'activité exercée personnellement en Belgique par un artiste du spectacle ou un sportif, en cette qualité, même lorsque les revenus sont attribués non pas à l'artiste ou au sportif lui-même mais à une autre personne physique ou morale;
  d) les bénéfices résultant de l'exercice, par un non-résident visé à l'article 227, 2°, du Code des impôts sur les revenus 1992 (société, association ou organisme assujetti à l'impôt des non-résidents) :
  - d'activités dans un établissement dont dispose en Belgique un autre non-résident visé à ce même article 227, 2°;
  - d'un mandat ou d'une fonction au sens de l'article 32, alinéa 1er, 1°, du Code précité (administrateur, gérant, liquidateur ou fonction analogue) dans une société résidente.

PRECISIONS RELATIVES AU RELEVE RECAPITULATIF 325.50

  17. Les fiches 281.50 doivent être récapitulées sur des feuilles intercalaires 325.50 lesquelles doivent obligatoirement être jointes à une feuille de titre 325 dont les mentions "325... " et "281... " figurant dans l'intitulé auront été dûment complétées par l'indice 50.
  Il y a lieu d'éviter, dans la mesure du possible, d'établir plusieurs relevés 325.50. Si plusieurs relevés sont néanmoins établis, il y a lieu de les numéroter.
  Mentionner dans la colonne "observations", le n° de TVA de chaque bénéficiaire qui est un assujetti à la TVA.
  Lorsqu'il est fait usage de feuilles intercalaires 325.50 d'un modèle autre que le modèle officiel, il faut y joindre une feuille de titre 325 du modèle officiel.

SERVICES DANS LESQUELS LES DOCUMENTS COMPLETES DOIVENT ETRE DEPOSES

  18. Les fiches 281.50 et les relevés récapitulatifs 325.50 doivent être remis aux services qui les ont délivrés (voir n° 4), sauf s'ils concernent des non-résidents.
  Pour ces non-résidents (personnes physiques ou morales), les fiches individuelles 281.50 et les relevés récapitulatifs 325.50 doivent être remis au Bureau central de Taxation Bruxelles "Etranger", Place Jean Jacobs 10, boîte 2, à 1000 Bruxelles. Si ces fiches concernent des non-résidents de différents pays, elles doivent être regroupées par pays avant d'être envoyées au service précité.

 DELAI DE REMISE DES FICHES 281.50 ET DES RELEVES 325.50

  19. En vertu de l'article 30, alinéa 2, de l'arrêté royal d'exécution du Code des impôts sur les revenus 1992, les fiches et les relevés relatifs à l'année 2003 doivent être remis dûment complétés, au service compétent, avant le 30 juin 2004.