Check list pour la tenue de l'assemblée générale

CHECKLIST : ETAPES POUR UNE BONNE PLANIFICATION DE L'ASSEMBLEE GENERALE ANNUELLE DES ACTIONNAIRES

Les assemblées générales annuelles des actionnaires sont très importantes pour rassurer les investisseurs actuels et futurs. Il faudra donc y accorder une attention particulière afin d'en assurer une bonne organisation. Le processus de planification de l'assemblée nécessite beaucoup plus de dispositions qu'une simple élaboration de l'ordre du jour et le choix des participants. La check-list ci-dessous propose une stratégie adéquate pour la planification et la tenue des assemblées générales annuelles des actionnaires pour qu'aucun détail ne soit oublié.

Énumérer tous les objectifs que la réunion doit atteindre.

Cette liste permettra d'élaborer l'ordre du jour de la réunion.

Identifier les thèmes que vous souhaitez exposer

Choisir les principaux messages à exposer de même que les questions actuelles et pertinentes qui doivent être nécessairement abordées. Choisir peu de thèmes pour faire passer un message homogène.

Préparer des notes pour chaque réunion annuelle

Du début jusqu'à la fin, noter chaque détail de ce qui doit être accompli et quand il faut l'accomplir, jusqu'à la rédaction du procès verbal. Ceci pourra garantir l'atteinte de tous les objectifs tout en assumant le contrôle de la réunion et éviter qu'elle dure longtemps; ce qui pourrait déplaire certainement aux actionnaires et aux invités.

Détaillez les attributions

Enregistrer toutes les attributions dans un chronogramme et dans un tableau de vérification montrant les délais et les personnes chargées de leur exécution. Des logiciels peuvent automatiser la sauvegarde de cet enregistrement, en assurer la mise à jour et élaborer des rapports si nécessaire.

Sélectionner et avoir une séance avec les principaux intervenants

Sélectionner les présentateurs et tenir des séances de travail avec eux très tôt afin de passer en revue les grandes lignes de leurs présentations.

Préparer une liste de questions

Lister les questions susceptibles d'être posées et préparer les réponses adéquates sera d'un appui pour les présentateurs à l'assemblée générale

Établir la liste complète des invités

Bien que les actionnaires soient automatiquement invités à la réunion annuelle, il peut y avoir d'autres invités à cette réunion ou à d'autres événements particuliers tels qu'un dîner ou une réception.

Prévoir des plans alternatifs

Il est rare, sinon impossible d'organiser un événement sans quelque raté. Que se passera-t-il si un présentateur principal tombe malade ? Que se passera-t-il si la réunion est interrompue par une sirène d'incendie, une panne de courant ou d'autres incidents? Que feront les organisateurs si une partie du matériel audiovisuel tombe en panne? Il est donc indispensable de passer quelques temps à concevoir des plans alternatifs.

Créer un registre pour les références

Le livre de référence constitue le répertoire principal de toutes les informations relatives à la réunion annuelle, et tous les événements concernés, ayant lieu avant ou après sa tenue. Il doit contenir au moins la date, l'heure, le lieu de la réunion annuelle, les notes, l'ordre du jour, toutes les allocutions, les propositions, les communiqués de presse et communications publiques; les accords de procuration, toutes les négociations avec les vendeurs, les contacts de tous les participants, les planificateurs et les vendeurs; et la répartition des tâches. Le livre de référence peut servir à atteindre plusieurs objectifs : s'assurer que tous les organisateurs travaillent dans le même sens, mettre des informations importantes à la disposition de tous les organisateurs à tout moment, et constituer un guide pour les prochaines réunions annuelles pour que les organisateurs n'aient point besoin de « réinventer la roue»

Créer des registres pour les ordres du jour

Les registres des ordres du jour sont utilisés par toute personne qui présente, fait ou appuie des propositions ; ou bien qui participe activement à la réunion annuelle. Les registres des ordres du jour doivent contenir non seulement les ordres du jour et les notes, mais aussi le matériel adapté à chaque personne tel que le discours du présentateur ou des instructions relatives aux propositions à faire.

Personnaliser l'enregistrement pour les bonnes relations et le marketing
Réserver des kits pour les actionnaires qui viendront sans les leurs, et fournir des informations complémentaires destinées aux invités dans les bureaux d'enregistrement. Une telle courtoisie est très appréciée. L'archivage des enregistrements ne doit pas seulement être considéré comme une exigence légale, mais il peut être utilisé comme un outil marketing qui offre des informations relatives aux actionnaires et aux investisseurs éventuels.

Faire de la réunion annuelle un événement médiatique de qualité

Une couverture médiatique libre dans votre entreprise peut être très bénéfique. Invitez les professionnels de la presse qui désirent vivement y prendre part. Préparez un kit pour la presse avec les rapports annuels et trimestriels, les communiqués de presse, les biographies, les prospectus des produits, les photos ou vidéos et tout matériel que vous désirez inclure dans un article. Accordez des interviews aux Directeurs et aux Membres du Conseil d'administration et préparez-leur une salle spéciale. Si vous prévoyez une couverture médiatique de masse concernant particulièrement une question sensible, cherchez un expert pouvant vous aider à gérer le contact avec la presse.

Ne ménager aucun effort dans la préparation de la salle de réunion

Assurer le confort des actionnaires et une bonne impression est d'un grand intérêt pour l'entreprise. S'assurer que tous les équipements audiovisuels, particulièrement la sonorisation fonctionne correctement, et que le présentateur peut être bien vu et écouté. Toutes les expositions et autres installations doivent être faites bien avant l'arrivée des actionnaires. La restauration et d'autres services ne doivent pas interrompre la réunion.

Faire des séances de répétition

Les participants doivent répéter les tâches qu'ils doivent exécuter pendant la réunion annuelle au moins une fois pour s'assurer qu'ils comprennent leurs rôles ainsi que le timing nécessaire. Les présentateurs doivent disposer d'un chronomètre pour respecter le temps qui leur est imparti

Concevoir une fiche de suivi

Chaque événement nécessite des actions de suivi. Une check-list détaillée comme la fiche d'attribution des tâches en garantira une gestion adéquate

Faire le point

Documenter les bonnes idées, les réussites, les solutions, les échecs et discutez-en après l'événement. Préparer un rapport sur les leçons à retenir pour la prochaine réunion annuelle avec des recommandations.